Zpracování osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

Společnost Service & Support spol. s r.o., IČO: 26911183, jako správce osobních údajů zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, zejména s obecným nařízením o ochraně osobních údajů — GDPR. Tato stránka vysvětluje, jaké osobní údaje zpracováváme, za jakými účely, na jakém právním základě, komu mohou být zpřístupněny, jak dlouho je uchováváme a jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

• Service & Support spol. s r.o.
• IČO: 26911183
• Sídlo: Zvonařka 408/16, 617 00 Brno
• E-mail: info@sands.cz
• Telefon: (+420) 543 254 650

V případě dotazů týkajících se zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na výše uvedeném e-mailu.

2. Koho se zpracování týká

Zpracováváme osobní údaje zejména těchto osob:

• zákazníků a klientů,
• kontaktních osob u zákazníků, dodavatelů a obchodních partnerů,
• potenciálních zákazníků a zájemců o naše služby,
• osob, které nás kontaktují prostřednictvím webového formuláře, e-mailu, telefonu nebo jiným způsobem,
• účastníků našich akcí, školení, webinářů, soutěží, kvízů nebo jiných marketingových aktivit,
• osob, které nám udělily souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle konkrétní situace můžeme zpracovávat zejména tyto osobní údaje:

• jméno a příjmení, pracovní pozici, název společnosti, e-mailovou adresu, telefonní číslo,
• obsah zprávy, poptávky nebo jiné komunikace,
• informace o poptávaných, objednaných nebo využívaných službách,
• informace o obchodním vztahu a historii komunikace,
• informace evidované v CRM systému,
• informace o účasti na akcích, školeních, webinářích, soutěžích nebo marketingových aktivitách,
• odpovědi ve formulářích, dotaznících,
• fakturační, účetní a daňové údaje, pokud jsou nezbytné pro plnění smluvních nebo zákonných povinností,
• technické údaje související s používáním našich webových stránek, pokud jsou využívány cookies nebo obdobné technologie.

4. Za jakými účely osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme zejména pro následující účely:

Vyřízení dotazů a poptávek

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu, telefonu nebo jiným způsobem, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem vyřízení dotazu, přípravy odpovědi, nabídky nebo navazující obchodní komunikace.
Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy, případně náš oprávněný zájem na komunikaci se zájemci o naše služby.

Obchodní komunikace a CRM

Osobní údaje zákazníků, obchodních partnerů, kontaktních osob a potenciálních zákazníků můžeme evidovat v CRM systému za účelem správy obchodních vztahů, evidence poptávek, přípravy nabídek, plánování obchodních aktivit, zákaznické péče a navazující komunikace. Právním základem je podle konkrétní situace plnění smlouvy, provedení opatření před uzavřením smlouvy nebo náš oprávněný zájem na správě a rozvoji obchodních vztahů.

Poskytování služeb a plnění smluv

Pokud jste naším zákazníkem nebo jednáme o poskytnutí služeb, zpracováváme osobní údaje za účelem uzavření a plnění smlouvy, poskytování služeb, zákaznické podpory, technické a obchodní komunikace a související administrativy. Právním základem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením.

Účetnictví a zákonné povinnosti

Některé osobní údaje zpracováváme za účelem plnění našich zákonných povinností, zejména v oblasti účetnictví, daní a archivace daňových a účetních dokladů. Pro tyto účely můžeme využívat účetní systém Pohoda. Právním základem je splnění právních povinností.

Marketingová komunikace

Pokud nám k tomu udělíte souhlas, můžeme vaše osobní údaje zpracovávat za účelem marketingových aktivit.

Marketingovými aktivitami se rozumí zejména:

• zasílání obchodních sdělení,
• zasílání newsletterů,
• pozvánky na akce, webináře, školení a odborná setkání,
• informace o našich produktech, službách, novinkách a odborném obsahu,
• navazující obchodní komunikace související s našimi službami.

Pro marketingovou komunikaci a správu odběratelů obchodních sdělení můžeme využívat nástroj Ecomail.

Právním základem je váš souhlas. Souhlas je dobrovolný a můžete jej kdykoliv odvolat, například kliknutím na odhlašovací odkaz v obchodním sdělení nebo zasláním zprávy na náš kontaktní e-mail. Pokud jste naším zákazníkem, můžeme vám v souladu s právními předpisy zasílat obchodní sdělení týkající se našich obdobných služeb i bez samostatného souhlasu, pokud jste tuto možnost neodmítli. Každé obchodní sdělení bude obsahovat možnost jednoduchého odhlášení.

Akce, soutěže a další marketingové aktivity

Pokud se účastníte námi pořádané akce, školení, webináře, soutěže, kvízu nebo jiné marketingové aktivity, zpracováváme osobní údaje potřebné pro registraci, organizaci, komunikaci s účastníky, vyhodnocení účasti a případné předání odměny. Právním základem je podle konkrétní situace plnění podmínek dané aktivity, provedení opatření na vaši žádost, náš oprávněný zájem na organizaci a vyhodnocení aktivity, případně váš souhlas, pokud nám jej udělíte pro marketingové účely.

5. Právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud k tomu máme právní důvod.

Podle konkrétní situace může být právním základem zejména:

• plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením,
• splnění právní povinnosti, zejména v oblasti účetnictví a daní,
• oprávněný zájem, zejména na správě obchodních vztahů, evidenci obchodní komunikace, péči o zákazníky, ochraně našich práv a rozvoji obchodních aktivit,
• souhlas, zejména pro marketingové aktivity, pokud je vyžadován.

6. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

Osobní údaje neposkytujeme třetím osobám, pokud k tomu nemáme právní důvod. S osobními údaji nám však mohou pomáhat naši dodavatelé a zpracovatelé, zejména poskytovatelé:

• IT služeb,
• cloudových a kancelářských služeb,
• CRM systému,
• e-mailingových a marketingových nástrojů,
• webhostingu a správy webových stránek,
• účetních a daňových služeb,
• nástrojů pro formuláře, registrace a organizaci akcí,
• technické podpory a správy systémů.

Pro tyto účely můžeme využívat zejména nástroje Microsoft 365 / Office 365, CRM systém, Ecomail a účetní systém Pohoda. Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny orgánům veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládají právní předpisy.

7. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účely, pro které byly získány, případně po dobu vyžadovanou právními předpisy.

• Údaje související se smluvním vztahem uchováváme po dobu trvání smlouvy a následně po dobu nezbytnou pro splnění zákonných povinností a ochranu našich práv.
• Údaje obsažené v účetních a daňových dokladech uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.
• Údaje z kontaktních formulářů a obchodních poptávek uchováváme po dobu potřebnou pro vyřízení komunikace a navazující obchodní jednání.
• Údaje evidované v CRM systému uchováváme po dobu trvání obchodního vztahu nebo obchodního zájmu a přiměřenou dobu poté.
• Údaje z akcí, soutěží, kvízů, školení nebo webinářů uchováváme po dobu potřebnou pro organizaci, vyhodnocení a evidenci dané aktivity.
• Údaje zpracovávané pro marketingové účely na základě souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu, nejdéle však po dobu 3 let od jeho udělení nebo poslední aktivní interakce, pokud souhlas neodvoláte dříve.

8. Obchodní sdělení a odhlášení

Pokud vám zasíláme obchodní sdělení, můžete se z jejich odběru kdykoliv odhlásit. Odhlášení je možné zejména:

• kliknutím na odhlašovací odkaz uvedený v obchodním sdělení,
• zasláním žádosti na náš kontaktní e-mail.
• Odvoláním souhlasu nebo odhlášením z odběru není dotčena zákonnost zpracování provedeného před odvoláním souhlasu nebo před odhlášením.

9. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména právo:

• požadovat informaci, jaké osobní údaje o vás zpracováváme,
• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných nebo neaktuálních údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů, pokud pro jejich zpracování již nemáme právní důvod,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• požadovat přenositelnost údajů, pokud je to relevantní,
• kdykoliv odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
• Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

10. Jak nás kontaktovat

V případě dotazů ke zpracování osobních údajů nebo pokud chcete uplatnit svá práva, můžete nás kontaktovat na:
info@sands.cz

11. Aktualizace těchto informací

Tyto informace můžeme čas od času aktualizovat, zejména v návaznosti na změny našich služeb, používaných nástrojů nebo právních požadavků.

Datum poslední aktualizace: 26. 05. 2025